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Planificação

Gestão e planeamento de horários de acordo com as necessidades

O módulo Planificação permite-lhe planear atividades, tarefas ou turnos de uma forma gráfica e mais eficiente. A realização do planeamento dos horários em tempo real é essencial para ir ao encontro dos requisitos do negócio da sua organização, para trabalhar de forma mais eficiente e para cumprir com a legislação laboral. O nosso Módulo Planificação permite-lhe organizar as suas atividades da forma mais eficaz e otimizar a gestão de assiduidade da sua organização.

O que é a Planificação?

A planificação ou planeamento de horários numa organização envolve: 

  • Organizar o trabalho definindo os horários de trabalho e as tarefas alocadas  
  • Selecionar a melhor pessoa para um posto de trabalho, de acordo com as suas aptidões e disponibilidade.
  • Gerir as contingências e os padrões de trabalho irregulares para prevenir a falta ou o excesso de colaboradores. 

Levando em conta:

  • Os objetivos de produção ou dos departamentos 
  • A legislação laboral (folgas, dias de trabalho, etc.)
  • Tratamento igualitário dos trabalhadores no local de trabalho 
  • As expectativas individuais para um maior equilíbrio entre o trabalho e a vida familiar e social 

O módulo Planificação do Kelio é uma ferramenta que oferece significativos benefícios operacionais aos gestores e diretores, e beneficia estrategicamente as organizações. Ao ter uma visão geral da organização do trabalho, é possível antecipar os recursos necessários para atingir os objetivos de desempenho e monitorizar os indicadores de desempenho.  

Otimizar a planificação de horários com o Kelio

O módulo Kelio Planificação é uma ferramenta de gestão para agendamento de horários, ausências e atividades. Combina o número de colaboradores disponíveis, as aptidões e competências disponíveis e o volume de trabalho previsto, em conformidade com a legislação laboral (folgas, máximo de horas de trabalho, etc.). 

Simples de utilizar, as funções avançadas do módulo Kelio Planificação otimizam a organização do trabalho. 

Com este módulo, é possível gerir de forma simples os horários de trabalho e o planeamento de ausências. Pode adaptar facilmente os horários de trabalho às flutuações na atividade ou em situações inesperadas. 

Planeamento visual e ergonómico

Reproduza de forma precisa a organização do trabalho da sua empresa, com horários que são facilmente personalizáveis pelos utilizadores. O Kelio Planificação oferece múltiplas opções de configuração e visualização de dados:

  • Intuitivo e personalizável: vasta gama de cores e ícones 
  • Funcionalidades ergonómicas: copy/paste, ações agrupadas, templates de horários drop-down, etc.
  • Módulo totalmente web  para maior conveniência 
  • Escala temporal ajustável: visualização do planeamento por ano, mês, semana, hora 
  • Filtros configuráveis para visualizar a planificação para um conjunto de colaboradores 
  • Afixação flexível dos postos de trabalho – por linha, coluna ou pasta – para representar cada função específica na organização 
  • Identificação de falta ou excesso de colaboradores
  • Relatórios e dashboards customizáveis
kelio novo software de ponto

Horários que cumprem os requisitos legais e contratuais

O Kelio Planificação protege a sua organização com alertas que assinalam qualquer não-conformidade legal: 

  • Número de horas diário/ semanal máximo 
  • Tempo médio de trabalho num determinado número de semanas 
  • Tempo de repouso mínimo entre dois dias de trabalho 

Com o Kelio Planificação também é possível adicionar alertas relacionados com os seus próprios regulamentos internos. Pode assim controlar: 

  • Horas extra, trabalho noturno, etc.
  • Objetivo de horas anuais 
  • Balanço de ausências, 35 horas semanais, etc.

Planeamento partilhado e atualizado em tempo real

Em vez de ter diferentes ferramentas e gráficos utilizados individualmente ou por departamentos, o Kelio Planificação guarda todos os horários da sua organização numa única base de dados. A visão geral do planeamento é acessível centralmente pelos diretores, colaboradores e Recursos Humanos, e é partilhada em tempo real. O empréstimo e partilha de colaboradores são facilitados e a carga de trabalho é distribuída de forma igualitária pelos colaboradores. 

A partir do planeamento, os diretores/ gestores podem visualizar:  

  • Os horários individuais e coletivos 
  • Alertas e anomalias, para assegurar a justiça entre os colaboradores
  • O impacto das ausências e saídas, e de que forma as necessidades estão a ser satisfeitas 
  • As variações entre as horas trabalhadas e as horas planeadas..
planificacao de horarios de trabalho

Identificar facilmente falta ou excesso de colaboradores

Ao tornar mais fácil identificar a falta ou o excesso de colaboradores, o Kelio Planificação ajuda a otimizar a alocação de colaboradores de modo a suprir as necessidades:  

Em caso de falta de colaboradores:

  • Procure por recursos internos disponíveis e competências similares 
  • Solicite recursos temporários, usando um formulário que é enviado diretamente para o Departamento de Recursos Humanos ou empresas de trabalho temporário
  • Efetue a gestão de  colaboradores temporários

Em caso de excesso de colaboradores:

  • Disponibilize recursos disponíveis a outros departamento da empresa
  • Dê aos colaboradores folgas ou horas de pausa

Apoio na preparação de horários

O Kelio Planificação pode ser utilizado para:

  • Replicar facilmente horários semanais standard 
  • Obter  cálculos automáticos das necessidades de colaboradores, de acordo com as variáveis de atividade que podem ser diretamente integradas no software ou importadas de bases de dados externas (quantidades a produzir, objetivos anuais, número de encomendas, etc.) 
  • Criar diferentes horários preliminares, sem impacto nos colaboradores, antes de selecionar a versão definitiva. 
  • Gerar sugestões automáticas de horários: o software coloca colaboradores disponíveis em postos de trabalho para suprir necessidades, levando em conta prioridades, obrigações legais e requisitos específicos para cada função (ex. competências necessárias, colaboradores prioritários, colaboradores não autorizados). Estas sugestões de horários podem ser ajustadas antes de serem aplicadas. 

Planeamento de acordo com as necessidades

Para ir ao encontro das necessidades específicas de algumas atividades, como comércio, call centers ou catering, a  Bodet Software desenvolveu uma parceira com a Holy-Dis, uma empresa de software francesa especializada em soluções de gestão de Recursos Humanos, para oferecer uma solução com uma interface transparente e nativa entre o Kelio e o Planexa® ou Timesquare®
Esta interface permite uma gestão integrada de horários e de  tempo de trabalho, eliminando a necessidade de reintrodução de dados. 

Otimização do planeamento com o Planexa®:

  • Gestão de dados de atividade
  • Criação de horários à medida da atividade  
  • Cumprimento de requisitos legais

Marcação de ponto simplificada com a solução Kelio:

  • Registo de tempo de trabalho através de um terminal de marcação
  • Gestão de pausas e folgas
  • Visualização de resultados individuais (balanço, balanço de ausências, etc.) 

Vantagens do Kelio

  • Solução totalmente web
  • 3 níveis de planeamento customizáveis: tarefas / centros de custo / projetos
  • Planeamento de horários, ausências, postos de trabalho, atividades, projetos, etc.
  • Alertas em tempo real
  • Relatórios personalizados 
  • Empréstimos, substituições e recursos disponíveis 
  • Visualização por dia, 1/2 dia, 1/3 dia, hora-a-hora
  • Divulgação simples: impressão ou email
software de relogio de ponto Kelio
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