Como gerir os diferentes ritmos de trabalho existentes na sua empresa?
Teletrabalho, horários flexíveis, part-time… diferentes tipos de trabalho que devem ser geridos no dia-a-dia.
Quando a flexibilidade da empresa multiplica as formas de trabalho
Qualidade de vida no trabalho, equilíbrio vida pessoal/ vida profissional, bem-estar, são alguns dos termos que colocam desafios aos profissionais de Recursos Humanos e às empresas atualmente. Hoje em dia, a perceção do trabalho mudou: para muitos trabalhadores, o critério “bem-estar” é agora mais importante do que o salário, obrigando as empresas a adaptar-se e a reagir para atrair talentos para as suas equipas, bem como para os reter.
A juntar a estes fatores temos ainda a pandemia de COVID-19, que tem obrigado empresas em todo mundo a recorrer a métodos diferentes de organização do trabalho, de forma de manter a atividade preservando a saúde dos seus colaboradores e a cumprir as restrições das autoridades de saúde:
- Horários flexíveis / desfasamento de horários
- Teletrabalho
- Trabalho em part-time
Estes ritmos de trabalho específicos implicam o acompanhamento das horas / dias trabalhados, de forma a garantir o cumprimento do contrato estabelecido. Se não existir uma ferramenta adequada, o serviço de Gestão de Pessoas terá de efetuar uma monitorização manual ou através de ficheiro Excel®, o que pode ser uma tarefa extremamente complexa.
Horários flexíveis que modificam a organização do trabalho
Embora a flexibilidade do horário de trabalho não possa, infelizmente, ser adaptada a todos os setores de atividade (hotéis e restaurantes, comércio a retalho, atendimento ao cliente, etc.), é possível implementá-la para uma grande percentagem dos funcionários de escritórios. Ao fazê-lo, o horário clássico das 9h às 18h deixa de ser a norma, passando o flexi-work a destacar-se. O colaborador pode assim organizar-se de acordo com os seus condicionalismos, o que lhe confere um sentimento de autonomia que valoriza e aumenta a sua autoestima. É necessário, porém, cuidado para que os diferentes horários praticados por elementos da mesma equipa não desorganizem o funcionamento da empresa. Para contornar esse problema, podem ser definidos slots de entrada e saída, de forma a garantir a consistência entre os funcionários de uma mesma equipa.
O teletrabalho
O teletrabalho em casa (home office) ou num espaço de “coworking” permite que o colaborador seja mais produtivo:
- economiza o tempo das deslocações, logo sente menos cansaço
- tem menos interrupções durante o dia, portanto, melhor concentração e mais criatividade
… as vantagens são inúmeras, tanto para a empresa como para o colaborador!
O trabalho em part-time
No caso de empresas que se encontrem em lay-off, ou em setores de atividade que não conseguem implementar a flexibilidade de horários, são possíveis outras soluções. O trabalho em part-time (90%, 80%, meio-dia,…), ocorre em muitas empresas em situação de lay-off, bem como por iniciativa do colaborador, como forma de libertar tempo fora do trabalho para o dedicar a projetos pessoais ( formação, voluntariado, abordagem empreendedora, …), e à sua família.
Como gerir todos estes horários e tipos de trabalho?
Sem uma ferramenta adequada, a gestão de pessoas pode ser uma atividade complexa
Com o software de gestão de Recursos Humanos Kelio, saberá quem está presente – ausente – numa tarefa externa – em teletrabalho, e tudo isso em tempo real!
- Visualize os horários da sua equipa, ajuste o volume de trabalho de acordo com a equipa disponível e, em seguida, partilhe facilmente esses dados com os seus colaboradores.
- Disponibilize aos seus colaboradores a marcação de ponto virtual e acompanhe o tempo de trabalho das pessoas.
- Contabilize automaticamente os dias e horas trabalhados, quer para o colaborador em part-time, teletrabalho ou presencial.
Gestão de assiduidade em modo SaaS
Ao escolher um serviço de relógio de ponto, está a optar por uma solução chave-na-mão que combina simplicidade, segurança e controlo de custos. O Kelio On Demand é um software de gestão de assiduidade destinado a empresas e organizações de todas as dimensões. Com esta solução, poderá manter os necessários registos de assiduidade mesmo com os trabalhadores (e a equipa de RH) em teletrabalho.
- Uma simples ligação à internet é suficiente para utilizar o software em modo SaaS.
- Os gestores do sistema podem aceder à aplicação 24 horas por dia/ 7 dias por semana a partir de qualquer local.
- Não precisa de se preocupar com a infraestrutura informática (servidores, bases de dados, backups, etc.) necessária para o Kelio funcionar corretamente.
Marcação de ponto virtual
O nosso sistema de marcação de ponto virtual permite a realização da marcação de ponto à distância, bem como a descentralização de algumas tarefas administrativas, a partilha informação e a fomentar o sentido de responsabilidade dos seus colaboradores. Todas estas funcionalidades são fornecidas como uma solução de gestão de assiduidade na sua rede informática (ou em modo SaaS), mas sem necessidade de hardware adicional.
- Marcação em tempo real
- Submissão de pedidos de ausência
- Consulta de dados pessoais
- Declaração de tempos de presença
Marcação de ponto no telemóvel
Com o Kelio Mobile os funcionários podem marcar entrada e saída em tempo real e efetuar pedidos de ausência mesmo quando efetuam serviço no exterior da empresa. Esta ferramenta também permite que os diretores aprovem pedidos de ausência quando estão fora do escritório e que visualizem o local onde os funcionários efetuaram a marcação de ponto (opcional).
- Marcação de ponto em tempo real
- Localização de marcações
- Imputações de custos
- Visualização de tarefas atribuídas
- Balanço de horas em tempo real
- Balanço de férias
- Pedidos de ausência
